TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHÚ XUÂN

 

QUY TRÌNH

TỔ CHỨC ĐÀO TẠO

 

Mã hiệu 03-QT/ĐT /PXU
Lần ban hành/sửa đổi 1/1
Ngày hiệu lực 11/03/2021

 

Người duyệt Người xem xét Người lập
Hồ Thị Hạnh Tiên Trần Văn Long Nguyễn Thị Phương Thảo

 

I. MỤC ĐÍCH – PHẠM VI ÁP DỤNG

Mục đích:

Quy trình này quy định hoạt động lập kế hoạch học kỳ, tổ chức xếp lớp, lập thời khóa biểu, quản lý hoạt động giảng dạy của giảng viên và học tập của sinh viên nhằm triển khai chương trình đào tạo.

Quy trình này áp dụng cho hoạt động đào tạo tại tài xỉu trực tuyến .

II. TỪ VIẾT TẮT

Viết tắt Dịch nghĩa Viết tắt Dịch nghĩa
SV Student GVCH Giảng viên cơ hữu
BGH Ban giám hiệu GVTG Giảng viên thính giảng
P.ĐT Phòng Đào tạo BP DVHĐ Bộ phận dịch vụ học đường
CTĐT Chương trình đào tạo PTH Phòng Tổng hợp
TKB Thời khóa biểu H Lưu bản giấy
P.QLSV Phòng quản lý sinh viên S Lưu bản mềm
GV Giảng viên    

III. CÁC KHÁI NIỆM

  • Đào tạo: là quá trình triển khai chương trình đào tạo đã được xây dựng và phê duyệt.
  • Tổ chức đào tạo: Là các hoạt động lập kế hoạch học kỳ, xây dựng kế hoạch học tập, tổ chức xếp lớp, lập thời khóa biểu… nhằm triển khai chương trình đào tạo.
  • Quản lý đào tạo: Là các hoạt động theo dõi mức độ chuyên cần của sinh viên trong quá trình học tập, quản lý điểm của sinh viên, theo dõi và xử lý giờ dạy của giảng viên, quản lý hồ sơ sinh viên trong quá trình triển khai chương trình đào tạo.
  • Giảng dạy: là hoạt động được thực hiện bởi giảng viên, hướng dẫn viên… truyền đạt cho sinh viên nội dung kiến thức và tổ chức điều khiển hoạt động nhận thức và thực tiễn của sinh viên nhằm giúp sinh viên lĩnh hội được kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm quy định trong đề cương chi tiết học phần.

IV. LƯU ĐỒ

IV. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
1 Tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên đầu vào
1.1 Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Tư vấn và chiêu sinh, kiểm tra các loại giấy tờ cần nộp theo giấy báo trúng tuyển.

Nếu hồ sơ đầy đủ: thu nhận.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ: Phòng Đào tạo vẫn nhận và yêu cầu SV bổ sung

 Theo thời gian làm thủ tục nhập học ghi trong giấy báo trúng tuyển, tiếp nhận hồ sơ SV từ phòng chiêu sinh sau khi hoàn thành thủ tục học phí PĐT

PTVCS

 Hồ sơ nhập học của SV
1.2 Phân loại hồ sơ theo Khóa tuyển sinh, ngành học, lớp, mã SV

Nhập liệu thông tin hồ sơ vào máy tính, đánh mã số SV

 Ngay sau khi hoàn thành bước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ PĐT Hồ sơ nhập học của SV đã được phân loại, nhập vào máy

Danh sách tạo mã SV
1.3 Lập báo cáo tổng hợp hồ sơ SV tiếp nhận từ bộ phận Tuyển sinh (lưu ý các trường hợp nộp thiếu hồ sơ, các loại hồ sơ thiếu) Trong vòng 10 ngày kể từ thời điểm kết thúc thời gian nhập học PĐT
1.4 Ra quyết định thành lập lớp và cử ban cán sự lớp tạm thời Trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm hoàn thành việc phân loại hồ sơ theo đơn vị ngành, lớp PĐT Quyết định thành lập lớp và ban cán sự lớp tạm thời
1.5 Thông báo  SV chưa đối chiếu bằng tốt nghiệp THPT gốc , tiến hành yêu cầu SV nộp bổ sung bản sao bằng THPT và đối chiếu bằng THPT gốc (chỉ đối chiếu rồi trả lại bằng gốc).

Trước khi xét tốt nghiệp, tiến hành kiểm tra lại hồ sơ để làm cơ sở xét TN

 Sau 1 năm nhập học PĐT Bằng THPT gốc ,

Bản sao bằng THPT
1.6 Tiến hành kiểm tra lại hồ sơ để làm cơ sở xét TN Trươc khi xét tốt nghiệp 30 ngày PĐT Báo cáo tình trạng đối chiếu bằng tốt nghiệp THPT gốc 05.12-BM/TN/PXU
1.7 Lưu hồ sơ theo lớp và ngành học, khóa tuyển sinh. Thời gian lưu theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước
1.8 Sau thời gian lưu trữ, tiến hành xin ý kiến Ban giám hiệu hủy hồ sơ SV PĐT Biên bản hủy hồ sơ SV
2 Lập kế hoạch đào tạo
2.1 Lập Kế hoạch đào tạo năm học Trước năm học mới P.ĐT Kế hoạch đào tạo năm học 03.01-BM/ĐT/PXU
  Lập kế hoạch các học phần dự kiến triển khai trong học kỳ 45 ngày trước khi học kỳ mới bắt đầu P.ĐT Kế hoạch đào tạo học kỳ 03.02-BM/ĐT/PXU
2.2 Phân công giảng viên giảng dạy 30 ngày trước học kỳ mới bắt đầu đối với GVCH

15 ngày trước khi triển khai môn học đối với GVTG

 Trưởng Ngành/Khoa phân công

Trưởng P.ĐT kiểm tra

BGH phê duyệt

 Kế hoạch đào tạo học kỳ 03.02-BM/ĐT/PXU
3 Xây dựng thời khóa biểu
Xây dựng thời khóa biểu dự kiến cho học kỳ 30 ngày trước học kỳ mới bắt đầu P. ĐT Thời khóa biểu
4 Chuẩn bị các điều kiện để triển khai đào tạo
4.1 Chuẩn bị các điều kiện về trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập 7 ngày trước học kỳ mới bắt đầu BP DVHĐ
4.2 Chuẩn bị tài khoản, phần mềm, tài liệu học tập để triển khai học kỳ 7 ngày trước học kỳ mới bắt đầu P. ĐT
5 Tổ chức xếp lớp
5.1 Cho phép Sinh viên đăng ký học phần, hoặc xếp lớp trực tiếp cho SV, đảm bảo mỗi học kỳ SV được học tối thiểu 15 tín chỉ, dưới 15 tín chỉ phải có ý kiến của BGH. 7 ngày trước học kỳ mới bắt đầu P. ĐT
5.2 Sinh viên phải đóng học phí và đăng ký học phần muộn nhất trước khi học kỳ diễn ra Trước khi học kỳ diễn ra
5.3 Hoàn thiện Thời khóa biểu 7 ngày trước học kỳ mới bắt đầu P. ĐT Thời khóa biểu
5.4 Một số trường hợp đặc biệt cần có ý kiến của BGH:

  •  SV tự đăng ký hoặc được bố trí học nhỏ hơn 15 tín chỉ hoặc lớn hơn 21 tín chỉ
  • Sĩ số lớp nhỏ hơn 15.
 1 ngày trước học kỳ mới bắt đầu P. ĐT

BGH phê duyệt

  
5.5 Sinh viên căn cứ bảng điểm của mình để đăng ký học lại hoặc học cải thiện.

Sinh viên phải thực hiện đóng học phí các học phần học lại tại bộ phận Kế toán – Phòng Tổng hợp trước khi học phần học lại diễn ra

 Chậm nhất 01 tuần trước học kỳ mới bắt đầu

Chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi học phần mới bắt đầu

 P. Đào tạo  
6 Quản lý đào tạo
6.1 Đầu học kỳ, căn cứ vào tình hình đóng học phí của SV do phòng Kế toán cung cấp, căn cứ vào các đăng ký của SV, phòng Đào tạo cập nhật trạng thái SV nhằm quản lý trạng thái của SV trong học kỳ.

Có các trạng thái SV sau:

  • Đang học: là những SV đăng ký và tham gia học theo chương trình học chính khóa của trường. Những SV vừa học chương trình chính khóa, vừa học lại trả nợ môn vẫn được coi là trạng thái học đi.
  • Bảo lưu: là những SV tạm ngừng chương trình học đi của trường và không tham gia học (học đi hoặc học lại) bất cứ môn học nào.
  • Học trả nợ: là những SV tạm ngừng chương trình học đi (bảo lưu) để học trả nợ môn.
  • Đang chờ xét tốt nghiệp: những sinh viên đã hoàn thành chương trình học đi, hiện tại chỉ học trả nợ môn để đủ điều kiện xét tốt nghiệp.
  • Thôi học
  •  Đã tốt nghiệp.

Phòng Đào tạo cập nhật trạng thái SV theo học kỳ vào file quản lý SV từng học kỳ để theo dõi quá trình học tập của SV

 Muộn nhất 1 tuần sau ngày đầu tiên của HK mới Phòng Kế toán

P. ĐT

 Danh sách sinh viên học kỳ 03.04-BM/ĐT/PXU
6.2 Quản lý hồ sơ sinh viên:

  • Tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh đầu vào: Phòng Đào tạo tiếp nhận hồ sơ sinh viên nhập học theo thời hạn quy định tại Quy trình tuyển sinh.
  • Cập nhật hồ sơ học tập của sinh viên: Phòng Đào tạo cập nhật hồ sơ học tập của sinh viên vào hồ sơ sinh viên, bao gồm: Bảng điểm từng học kỳ có thông tin học vụ từng học kỳ của sinh viên, Bảng điểm tốt nghiệp,
  • Lưu trữ: Hồ sơ sinh viên được lưu như sau:
    1. Hồ sơ tuyển sinh đầu vào: lưu 5 năm sau khi sinh viên ra trường
    2. Hồ sơ Bảng điểm học kỳ, Bảng điểm tốt nghiệp: lưu trữ vĩnh viễn
 + Hồ sơ tuyển sinh đầu vào: lưu 5 năm sau khi sinh viên ra trường

+ Hồ sơ Bảng điểm: lưu trữ vĩnh viễn

 Phòng Đào tạo  
6.3 Quản lý giảng dạy:

  • Hàng ngày, phòng Đào tạo có trách nhiệm đi kiểm tra tình hình lên lớp của GV.
  • Theo dõi tiến độ giảng dạy theo lịch trình giảng dạy;
  • Kiểm tra tiến độ giảng dạy theo lịch trình giảng dạy. Căn cứ vào việc thực hiện giờ lên lớp, thống kê số giờ còn thiếu và yêu cầu dạy bù đủ số tiết; Trường hợp giảng viên có việc bất khả kháng không thể giảng dạy đúng TKB, cần báo cáo cho Trưởng khoa để bố trí dạy thay, báo cho phòng Đào tạo để nắm thông tin và phối hợp bố trí dạy bù.
  • Tổng hợp (1 tháng/lần) các trường hợp sai phạm và các trường hợp phát sinh: vắng tiết, quên giờ, bỏ giờ,…. lập báo cáo gửi Trưởng phòng Đào tạo
  • Phòng Đào tạo/Khoa chốt các số liệu thống kê trên sau khi thống nhất các ý kiến với các Giảng viên (nếu có) và gửi bộ phận Nhân sự để tính thù lao giảng dạy trong tháng.
  • Giảng viên phải đến lớp được phân công giảng dạy đúng giờ, đảm bảo thời gian giảng dạy của tiết học.
 Hàng ngày P. ĐT Thống kê giờ giảng hàng tháng 03.05-BM/ĐT/PXU
6.4 Điểm danh sinh viên:

  • Giảng viên thực hiện điểm danh SV đầu giờ học
 Hàng ngày  
6.5 Tổng hợp, thống kê và thông báo danh sách cảnh báo các sinh viên vắng nhiều 1 tuần 1 lần PĐT – Danh sách cảnh báo vắng 03.06-BM/ĐT/PXU
6.6 Tổng kết và công bố điểm Quá trình học tập cho sinh viên Khi kết thúc môn GV – Bảng điểm QTHT 03.07-BM/ĐT/PXU
6.7 Tổng hợp, thống kê và thông báo danh sách các sinh viên không đủ điều kiện thi. 3 ngày sau khi kết thúc môn PĐT – Danh sách cấm thi
6.8 Lấy ý kiến SV về Giảng viên, môn học: Trước khi kết thúc học phần, phòng Đào tạo thực hiện khảo sát ý kiến SV về việc thực hiện giảng dạy môn học theo nội dung biểu mẫu quy định.

Yêu cầu:

  • Phải đảm bảo lấy khảo sát ít nhất 1 lần cho từng lớp/môn
  • Đảm bảo không ảnh hưởng tới các giờ học và tính khách quan;
  • Tất cả các ý kiến phản hồi của sinh viên đều phải được phân tích và xử lý;

Tỷ lệ phản hồi khảo sát phải đạt >=60% sỹ số lớp. Kết quả khảo sát được gửi lại cho Trưởng các khoa. Nếu kết quả khảo sát về giảng viên/lớp không đạt yêu cầu (<=3,8/5) hoặc có ý kiến của SV cần xử lý thì Trưởng khoa cần làm việc với Giảng viên giảng dạy lớp đó để có hành động xử lý phù hợp và kịp thời.

Thời gian lấy ý kiến SV: tuần cuối cùng của môn học

Tổng hợp và gửi kết quả khảo sát: muộn nhất 7 ngày làm việc sau khi khảo sát

Xử lý ý kiến khảo sát: muộn nhất 1 tuần sau khi có kết quả khảo sát

 Phòng Đào tạo Phiếu khảo sát sinh viên về học phần 03.08-BM/ĐT/PXU

Phiếu xử lý nếu kết quả khảo sát không đạt yêu cầu 03.09-BM/ĐT/PXU

6.9 Dự giờ: yêu cầu bắt buộc dự giờ đối với (1) giảng viên mới (kinh nghiệm ít).

Trưởng khoa/Trưởng ngành có trách nhiệm lên kế hoạch và điều phối dự giờ của khoa mình.

Thành phần dự giờ tối thiểu có 2 người, có thể bao gồm: Trưởng khoa, Trưởng ngành,Trưởng phòng Đào tạo, Giảng viên trong khoa.

Ngay sau khi dự giờ, các ý kiến ghi nhận được Trưởng khoa tổng hợp, chuyển đến và trao đổi với giảng viên được dự giờ nhằm cải tiến công tác giảng dạy

 Thực hiện dự giờ: ½ thời gian giảng dạy môn học

Thời gian xử lý các ý kiến ghi nhận: muộn nhất 3 ngày sau khi dự giờ, các ý kiến phải được chuyển đến GV được dự giờ

Thời gian xử lý: muộn nhất 1 tuần sau khi chuyển kết quả đến GV

 Thành phần dự giờ

Trưởng khoa

 Mẫu đánh giá dự giờ 03.10-BM/ĐT/PXU

Biên bản họp xử lý sau dự giờ
6.10 Đi dự giờ: tất cả các GV phải đi dự giờ giảng của các GV khác ít nhất 1 lần trong 1 học kỳ. Trong học kỳ Tất cả GV Mẫu đánh giá dự giờ 03.10-BM/ĐT/PXU
7 Thực hiện giảng dạy
Giảng viên thực hiện giảng dạy theo quy trình Giảng dạy Theo thời khóa biểu đã phân công GV  
8 Tổ chức kiểm tra, đánh giá
  Tổ chức kiểm tra, đánh giá và quản lý điểm theo Hướng dẫn kiểm tra đánh giá Theo các mốc thời gian trong quy trình Khảo thí GV

Khoa/Ngành đào tạo

P. ĐT

  
9 Tổng hợp điểm      
  Thực hiện tổng hợp và quản lý điểm theo Hướng dẫn Quản lý điểm GV

Khoa/Ngành đào tạo

P. ĐT

  
10 Xử lý học vụ
  Thực hiện các hoạt động xử lý học vụ theo Hướng dẫn Xử lý học vụ  
11 Tổ chức và quản lý SV thực tập (OJT)
  Thực hiện các bước như quy định trong Hướng dẫn Quản lý OJT GV

Khoa/Ngành đào tạo

P. ĐT

  
12 Tổng kết, đánh giá
12.1 Phòng Đào tạo tổng hợp điểm học tập của SV trong học kỳ trước, cập nhật vào Bảng điểm học kỳ cùng các thông tin xử lý học vụ của SV kỳ này rồi gửi/thông báo về cho phụ huynh.

Bảng điểm quá trình học tập của SV được in bảng cứng, trình Trưởng phòng Đào tạo ký và lưu trong hồ sơ SV.

Đồng thời, phòng Đào tạo cập nhật thông tin điểm và xử lý học vụ SV lên trang thông tin nội bộ

 30 ngày kể từ khi kết thúc học kỳ

Cuối học kỳ

 P. ĐT

P. TH

 Mẫu Bảng điểm quá trình học tập 03.07-BM/ĐT/PXU
12.2 Hàng tháng tổng hơp các sai phạm trong công tác đào tạo Cuối tháng P. ĐT 03.18-BM/ĐT/PXU
12.3 Báo cáo tổng kết học kỳ 30 ngày từ khi kết thúc học kỳ P. ĐT Báo cáo tổng kết đào tạo 03.11-BM/ĐT/PXU

V. HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ Nơi lưu Hình thức lưu Thời gian lưu (năm)
1 Kế hoạch đào tạo theo học kỳ P. ĐT H/S 5 năm
2 Phân công giảng viên giảng dạy (cơ hữu) P. ĐT H 5 năm
3 Phân công giảng viên giảng dạy (thỉnh giảng) P. ĐT H/S 5 năm
4 Thời khóa biểu học kỳ (bản hoàn thiện) P. ĐT H/S 5 năm
5 Danh sách sinh viên tham dự các học phần P. ĐT H 5 năm
6 Phiếu đăng ký học phần P. ĐT H 2 năm
7 Bảng điểm sinh viên theo học kỳ P. ĐT H/S Vĩnh viễn
8 Báo cáo tổng kết học kỳ P. ĐT H/S Vĩnh viễn
9 Tờ trình điều chỉnh TKB giảng dạy PĐT S 1 năm
10 Danh sách sinh viên không đủ điều kiện tham gia lớp học phần PĐT S 2 năm
11 Sổ theo dõi giảng dạy PĐT S 5 năm
12 Đơn xin phép nghỉ dạy PĐT, Ngành S 1 năm
13 Bảng tổng hợp sai phạm trong giảng dạy trong tháng PĐT, Ngành S 1 năm
14 Sổ điểm danh SV PĐT S 5 năm
16 Bảng điểm quá trình học tập PĐT H/S Vĩnh viễn
17 Danh sách cấm thi PĐT S 5 năm

[/kc_column_text][/kc_column][/kc_row][kc_row _id=”242404″ disabled=”on”][kc_column _id=”414418″][kc_column_text _id=”257057″]

  • DACH SÁCH CÁC BIỂU MẪU:
    1. 05.12bm – Bản kiểm tra thông tin sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp: 
    2. 03.01-BM/ĐT/PXU Kế hoạch đào tạo năm học:
    3. 03.02-BM/ĐT/PXU Kế hoạch đào tạo học kỳ:
    4. 03.04-BM/ĐT/PXU Danh sách sinh viên học kỳ
    5. 03.05-BM/ĐT/PXU Thống kê giờ giảng hàng tháng:
    6. 03.06-BM/ĐT/PXU Danh sách cảnh báo vắng:
    7. 03.07-BM/ĐT/PXU Bảng điểm quá trình học tập:
    8. 03.08-BM/ĐT/PXU Phiếu khảo sát sinh viên về học phần:
    9. 03.09-BM/ĐT/PXU Phiếu xử lý nếu kết quả khảo sát không đạt yêu cầu:
    10. 03.10-BM/ĐT/PXU Mẫu đánh giá dự giờ:
    11. 03.11-BM/ĐT/PXU Báo cáo tổng kết đào tạo:
    12. 03.18-BM/ĐT/PXU Bảng tổng hợp sai phạm trong công tác:

[/kc_column_text][/kc_column][/kc_row][kc_row use_container=”yes” _id=”461383″][kc_column width=”12/12″ video_mute=”no” _id=”763934″][kc_title text=”UVVZIFRSw4xOSCBU4buUIENI4buoQyDEkMOATyBU4bqgTw==” _id=”225175″ type=”span” class=”title-admissions” title_wrap=”yes” before=”PGRpdiBjbGFzcyA9ICJjb3Zlci10aXRsZS1hZG1pc3Npb25zIj4=”][kc_column_text _id=”531895″]